Agile Performance Management

Agile Performance Management: o que é e como se operacionaliza?

Analisar o local de trabalho, a dinâmica profissional ou as motivações de um colaborador e perceber que existem diferenças substanciais à medida que os anos vão avançando e, sobretudo, a tecnologia vai evoluindo, tornou-se um tema tão redundante que, hoje em dia, quase que parece senso comum.

À medida que o mercado de trabalho vai mudando, torna-se essencial que as organizações consigam criar processos de RH capazes de dar resposta aos desafios que vão surgindo (inovação tecnológica, pressão económica, novas gerações de colaboradores…). Apenas dessa forma conseguirão continuar a desenvolver, comprometer e reter os seus melhores talentos, contribuindo, assim, para cumprir os seus objetivos.

A Gestão de Desempenho constitui-se como uma das áreas críticas da Gestão de Recursos Humanos, onde esta necessidade de adaptação à realidade presente se afigura cada mais urgente. Hoje em dia – e apesar de 90% das Organizações possuírem um sistema formal de Avaliação de Desempenho – devido a processos pouco eficientes ou operacionalizados de forma incorreta:

• … 1 em cada 5 colaboradores acredita que a sua chefia não reflete sobre o tema da avaliação de forma ponderada;
• … 58% dos executivos acredita que o seu processo de Gestão de Desempenho não promove o engagement dos colaboradores;
• … 45% dos Gestores de RH não acredita que a Avaliação de Desempenho seja um reflexo correto do desempenho dos colaboradores;
• … 44% dos colaboradores não acredita que a sua chefia seja honesta durante todo o processo;
• … 20% dos colaboradores acredita que teve uma avaliação injusta;
• … 30% das avaliações resultam numa diminuição da performance do colaborador;
• … apenas 8% das Organizações admite que o seu processo de Gestão de Desempenho promove níveis elevados de performance.

É neste contexto que surge o conceito de Agile Perfomance Management, uma abordagem à gestão de desempenho, adaptada a um mercado de trabalho:

• … muito mais colaborativo, social e veloz;
• … onde a comunicação é instantânea;
• … onde o feedback regular, a comunicação e o coaching são necessários para criar níveis elevados de desempenho;
• … e com colaboradores cada vez mais capacitados e orientados a uma performance elevada.

Nesse sentido, e comparativamente a uma abordagem mais tradicional de gestão de desempenho, existem princípios em que o Agile Perfomance Management se baseia: 

• Feedback frequente, proveniente de inúmeras fontes e alvo de check-ins regulares junto das equipas;
• Objetivos ágeis e monitorizados regularmente;
• Foco no desenvolvimento de competências, potenciadas nos Planos de Desenvolvimento Individuais;
• Motivação e Reconhecimento frequentes

Importa então perceber o que significam estes princípios e de que forma se podem operacionalizar dentro da Organização.

Feedback frequente, proveniente de inúmeras fontes e alvo de check-ins regulares junto das equipas

Numa sociedade em que a comunicação está à distância de um clique e a proximidade geográfica é cada vez mais secundária, faz pouco sentido que o feedback não seja frequente e em tempo real. Para além disso, quando mais imediato e contínuo ao longo do ano, maior será a recetividade do colaborador ao mesmo e mais rápida será a sua mudança comportamental num ambiente que se pretende de maior transparência e confiança entre colaboradores e chefias. Por estes motivos, o Agile Performance Management pressupõe que o feedback seja uma prática frequente e contínua dentro das Organizações.

Por outro lado, não só da relação com a sua chefia vive o colaborador. Cada vez mais, fruto de objetivos partilhados por unidades ou modelos de negócio que obrigam a que os colaboradores trabalhem constantemente com diversos interlocutores, o feedback deve ser obtido e procurado junto de vários elementos. Este feedback conjunto de colegas, managers ou outros significativos constitui-se como uma ferramenta importante de acesso a uma perceção mais objetiva, atendendo à perspetiva dos diferentes intervenientes. Dessa forma, contribui para credibilizar os resultados do mesmo e promover uma maior integração da parte do Colaborador.

Dentro das Organizações, este feedback pode ser promovido através de:

• Check-ins semanais focados no passado e no presente, suportados por práticas de coaching que permitam aos colaboradores irem desenvolvendo as suas competências. Estes check-ins deverão ser direcionados, tendo em consideração temas / projetos específicos, para evitar a dispersão do Colaborador, aumentando, assim, o seu foco.
• Capacitação das equipas na prática de feedback estruturado, sustentado e que promova o desenvolvimento.
• Criação de ferramentas digitais ágeis e que ritualizem a prática de feedback, como, por exemplo, a aplicação mobile My Team, que permite o acompanhamento de cada colaborador através do registo de momentos cruciais, positivos e de melhoria de desempenho.
• Promoção de projetos transversais entre áreas que fomentem a colaboração entre colaboradores, com objetivos globais e individuais definidos para esses projetos, assim como avaliações informais dos mesmos no final.

Objetivos flexíveis e monitorizados regularmente

Os objetivos definidos para um colaborador, se forem estipulados de forma unilateral pela sua chefia e se contemplarem um horizonte temporal longínquo, sem monitorização regular, podem ter um efeito contrário ao pretendido.

Com o intuito de combater a possibilidade de insucesso ou desmotivação do Colaborador perante os objetivos estipulados, o Agile Performance Management pressupõe a criação partilhada de objetivos flexíveis, alicerçados nos check-ins regulares, anteriormente mencionados. Para além de permitirem ao Colaborador conhecer com maior profundidade aquilo que é esperado de si, reforça ainda o seu empowerment, através do estabelecimento dos seus próprios objetivos com o apoio das suas chefias, num trabalho conjunto. Os check-ins regulares permitirão ajustar os objetivos por forma a promover o crescimento dos colaboradores e aumentar a sua produtividade.

Dentro das Organizações, esta prática pode ser promovida através da:

• Capacitação de todos os colaboradores no estabelecimento de objetivos;
• Promoção de check-ins regulares para discutir os objetivos e perceber o ponto de situação da sua concretização;
• Garantia de que os objetivos individuais são do conhecimento das equipas, apostando numa cultura de transparência, e capitalizando as potenciais sinergias entre os colaboradores.

Foco no desenvolvimento de competências, potenciadas nos Planos de Desenvolvimento Individuais

É cada vez maior a importância das competências de cada colaborador no seu local de trabalho. Mais do que a função ou hierarquia, importa perceber quais são os seus pontos fortes e de que forma podem ser desenvolvidos e colocados ao serviço da Organização. Assim, o Agile Performance Management coloca grande ênfase nas competências e no desenvolvimento das mesmas. Dessa forma, promove o desenvolvimento individual, focando-se na pessoa e não na sua função, incentivando a uma maior responsabilização de cada Colaborador pelo seu papel nos resultados do negócio e no seu próprio desenvolvimento. Tendo em conta que esta metodologia se foca no futuro, os objetivos de desenvolvimento acabam por desempenhar um papel importante no Plano de Desenvolvimento Individual de cada Colaborador.

Algumas Organizações já promovem estas práticas através de:

• Reuniões one-to-one periódicas para balanço, com momentos de coaching focados em temas específicos para maximizar forças e discutir ações que potenciem desempenho;
• Abolição de escalas numéricas de avaliação, criando-se, em alternativa, escalas distintas – focadas em desempenho (frequência) e esforço -, cruzando-as posteriormente numa matriz;
• Capacitação das Lideranças no desenho de Plano de Desenvolvimento, segundo a metodologia 70/20/10 e na condução de reuniões de coaching individual;
• Criação de um modelo para análise de potencial, com o intuito de cruzar os seus resultados com os da Avaliação de Desempenho, enquanto suporte à tomada de decisão e desenhos de planos de desenvolvimento.

Motivação e Reconhecimento frequentes

A Motivação e o Reconhecimento são duas dimensões fulcrais para o desempenho de um Colaborador, tidas em consideração pelo Agile Performance Management.

É comum, dentro de uma Organização, a existência do sentimento de que, por vezes, o esforço individual nem sempre é recompensado, até porque nem sempre a associação de incentivos financeiros – um fator de motivação tradicionalmente importante – aos resultados da Avaliação de Desempenho é uma possibilidade. Contudo, este já não é, nomeadamente para o talento mais jovem, o fator de motivação primordial, tendo sido substituído pelo desenvolvimento individual.

No que toca ao reconhecimento, torna-se normal que, num contexto cada vez mais colaborativo, este encoraje as pessoas a fazerem o seu melhor. Isto porque confere visibilidade ao reconhecimento entre aqueles com quem se trabalha, mas não só: também perante outras pessoas da Organização ou até fora da mesma. Existe ainda o efeito de contágio a considerar:  quando o reconhecimento é tornado público, pode fazer com que os outros pretendam desempenhar esforços semelhantes.

Dentro das Organizações, estas prática pode ser promovida através de:

• Alargamento do “pacote” de benefícios e recompensas ligado aos resultados da avaliação de desempenho, que não passem apenas por incentivos financeiros, tais como: participações em programas de formação e desenvolvimento, participação em projetos transversais na empresa com visibilidade, oportunidades de mobilidade…
• Aplicações digitais que permitam que qualquer colaborador possa reconhecer o desempenho de um colega;
• Aproveitamento das redes sociais para partilhar notas de desempenho positivo de um colaborador, tais como um projeto bem-sucedido ou simplesmente uma ação com impacto positivo na operação.

Conclusão

Tendo em conta que não existem duas Organizações iguais, nem todas poderão sentir com a mesma intensidade o aparecimento das tendências anteriormente mencionadas e os desafios que acarretam.

Contudo, o Agile Performance Management não se constitui como um modelo rígido e fechado, em que todos os passos têm que ser implementados ao mesmo tempo. Assim sendo, deve ser antes visto como um conjunto de princípios orientados para a Gestão de Desempenho de cada Colaborador, em que uns farão mais sentido numas Organizações e outros noutras, mas sempre sob o mesmo denominador: colaboradores mais competentes, capazes e motivados estão mais próximos de apresentar uma performance mais elevada do que os restantes.